個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の保護についての考え方

当社では、お客様及び当社の事業活動に関わるすべての方々(株主様、従業員等を含み、以下総称して「ご本人様」といいます。)の個人情報が、個人情報保護法並びに個人の人格尊重(プライバシー保護)の理念の下に適正かつ慎重に取り扱われるべきものであり、法令遵守のみならず、個人の権利利益と密接に関わるものであるという認識に基づき、個人情報の取扱いに際して以下の事項を誓約いたします。

• 個人情報の保護に関する法律、同法についての経済産業分野におけるガイドライン、その他の関係法令等を遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の取扱いに関する慣行に準拠し、適切に取扱います。また、適宜、取扱いの改善に努めます。

• 個人情報の取扱いに関する規程を明確にし、役員・従業員・アルバイト等(以下、当社業務に従事する者を総称して「従業員等」といいます。)に周知徹底いたします。また、取引先等に対しても適切に個人情報を取扱うように要請いたします。

• 個人情報の取得に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的に従って個人情報を取扱います。

• 個人情報を取扱うに当たっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、法令により例外として扱うことが認められている場合を除き、保存期間経過後または利用目的を達成した後は、個人情報を遅滞なく消去いたします。

• 個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するため、必要な対策を講じて適切な管理を行います。

• 保有する個人情報について、ご本人様からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼を所定の窓口でお受けし、誠意をもって対応いたします。

2.事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取扱いに関すること

当社は、各事業の遂行において取得した個人情報につき、下記の目的で利用いたします。また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約を締結し、適切な監督を実施いたします。

(1) 利用目的

• 個人情報を取扱うOA機器事業、ビジネスモバイル事業、セキュリティ事業、カスタマーサポート事業及びCRM事業(以下、「当社事業(注1)」といいます。)における商品・サービスの提供及びこれらに関するアフターサービスの提供

• 当社事業その他に関する各種料金の請求収納及び債権保全(各種料金の請求収納のため個人情報の取扱いを委託する場合を含みます。)

• 当社事業に関する新商品・新サービスの検討、開発及びこれらに関する情報のご案内

• 当社事業における営業・勧誘方法の研修及び適正化のための従業員教育

• 当社事業に関する市場調査その他の調査研究

• 懸賞及びキャンペーン等の情報ご案内

• 経営分析のための統計数値作成及び分析結果の利用

• 個人情報保護法に基づく開示請求等への対応、並びに個人情報の取扱いに関する監視及び監査

• CSR(企業の社会的責任)に関する活動

• 取引先との契約関係の管理

• 株主の管理

  ・会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため

  ・株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与するため

  ・株主と当社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施するため

  ・各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等

• 従業員等の雇用(採用を含みます。)及び人事管理

• 従業員等の福利厚生(従業員持株会、福利厚生会等の案内及び運営管理を含みます。)

• 施設及び機器の管理

• 下記(2)記載の共同利用

• 下記(3)記載の目的等の第三者提供

• その他、前各号に係る業務の遂行上必要な範囲

(注1) 当社事業の内容

OA機器事業 ：複写機(複合機)、電話機、PC等オフィス向け事務機器・事務用品の販売

ビジネスモバイル事業 ：法人向け携帯電話の販売

セキュリティ事業 ：セキュリティ機器の販売

カスタマーサポート事業：固定電話回線の販売

CRM事業 ：福利厚生サービス等の提供

(2)個人情報の共同利用について

当社は、当社が取得した個人情報を共同で利用させていただくことがございます。

1.共同利用する個人情報の項目

当社が遂行する各事業で取得した個人情報、商品の購入履歴、サービスの利用申込み履歴及び電話又は訪問した際にお客様よりヒアリングした商品又はサービスの利用状況

2.共同利用する者の範囲

当社の子会社、関連会社、関係会社

3.共同利用する目的

• 共同利用者の取り扱う商品情報等の各種情報の郵便、電子メール、ファクシミリ、電話及び訪問による提供、案内

• 共同利用者が取り扱う商品への問い合わせに対するサポート対応

• 共同利用者が取り扱う商品を購入又は申込みいただいた際の確認

• 共同利用者が取り扱う商品の企画、開発、販売のためのアンケート等の調査及び分析

• お客様が共同利用者に申し込みされた又は共同利用者から購入された商品等を提供又は保守等をする上で必要な利用

(3)第三者提供

1.当社は、支払期限を経過したにもかかわらず、当社事業に係る料金等を支払わない者がいる場合や、不払い額及び滞納額に争いがある場合等において、その者の氏名、住所、生年月日、争いがある場合はその情報等を、当社事業に係る料金不払いの発生を防ぐことを目的として、当該事業に関わる他の事業者に対し提供する場合があります。なお、当社が取扱う当該個人情報の管理について責任を有する者は、当社です。

2.当社は、支払期日を経過したにもかかわらず、当社事業に係る料金等を支払わない者がいる場合、滞納料金回収の目的で、滞納料金債権を譲渡し、その譲受人に対し、料金滞納者の氏名、住所、生年月日、不払い額等の情報等を提供する場合があります。

3.第三者への開示・提供

当社は、本方針2.柱書に記載した業務委託先への提供の場合、2.(3)に記載の目的に利用する場合、及び、以下の何れかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示または提供いたしません。

• ご本人様の同意がある場合

• 統計的なデータなどご本人様を識別することができない状態で開示・提供する場合

• 法令に基づき開示・提供を求められた場合

• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合

• 国または地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4.開示の手続

当社の保有個人データに関して、ご本人様がご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で、原則として書面により回答いたします。なお、法令により開示の申し出には応じられない場合があります。

5.訂正・削除等

当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をいたします。

6.利用停止・消去

当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報の利用停止または消去をご希望される場合で、以下の事項のいずれか一つに該当する場合には、お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、原則として合理的な期間及び範囲で利用停止または消去いたします。

• 当社が、ご本人様の同意なく本方針の2.(1)に記載の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用したとき

• 当社が、当該個人情報を違法または不正な方法で取得したとき

• 当社が、違法に第三者に個人情報を提供したとき

なお、これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。また、労働基準法等、法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合があります。

7.開示等の受付方法・窓口

当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をいたします。

当社の保有個人データに関する、上記4.5.6.のお申し出及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて受付いたします。なお、この受付方法によらない開示等のご請求には応じられない場合がありますので、ご了承ください。

(1)受付手続き

下記の宛先に電話でお申込ください。受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、下記の窓口及び方法によりご本人様(または代理人の方)であることの確認をしたうえで、原則として書面により回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。

≪受付の方法・窓口≫

お客様窓口

住所　北海道札幌市中央区北一条西3丁目3番6号 ばらと北一条ビル7F

電話　0120-233-289(無料)

受付時間はいずれの窓口につきましても平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。※土日祝祭日及び年末年始、お盆期間を除きます。

≪ご本人様確認の方法≫

■ ご本人様からのお申込の場合、ご本人様であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。

○電話口での確認方法

氏名・住所・電話番号・生年月日等の当社ご登録情報の確認

○申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの

運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しのいずれか1つと現住所を確認できる書類(住民票の写し、公共料金の請求書等)

■ 代理人の方からのお申込の場合

○ 申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの

代理人であることを示す委任状、委任状に押印されたご本人様の印鑑の印鑑証明書、代理人の方の本人確認書類(ご本人様からのお申込に準ずる)

なお、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。

(2)手数料

開示等のご請求に対し、郵送の方法により回答した場合は、１件につき430円(郵送・簡易書留代)をご負担いただきます。申込書類に430円分の郵便切手をご同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

Cookie(クッキー)の使用について

当社は、お客様によりよいサービスを提供するため、cookie （クッキー）を使用することがありますが、これにより個人を特定できる情報の収集を行えるものではなく、お客様のプライバシーを侵害することはございません。※cookie （クッキー）とは、サーバーコンピュータからお客様のブラウザに送信され、お客様が使用しているコンピュータのハードディスクに蓄積される情報です。

附則

開示等のご請求に対し、郵送の方法により回答した場合は、１件につき430円(郵送・簡易書留代)をご負担いただきます。申込書類に430円分の郵便切手をご同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

株式会社H･O･C

個人情報取扱い窓口

お客様窓口　0120-233-289(無料)

受付時間　平日※9：00～17：00

※土日祝祭日及び年末年始、お盆期間を除きます。